EFI: existencia + formalización + importancia

¿Esta formalizada la función de comunicación interna? II/II

Planificación, percepción, impacto, rol y resultados completan el panel de indicadores de formalización ya comentados: poder, política, difusión, procedimientos-normas.

PEC + PECI + PACI

Planificación. Difícilmente pueden dejarse a la improvisación las actividades y los subsiguientes impactos de una función en las empresas, pero sí sucede que éstas pueden ser más o menos independientes o estar más o menos subordinadas. Toda empresa comunica, lo quiera o no, planificada o improvisadamente, haga o no circular información, pues el hecho de cerrarse a la comunicación (“No comunico”), paradójicamente es un hecho comunicativo.

En el caso de la comunicación interna, podrá, o no, existir una función de comunicación en sentido amplio (dirección) que recoja bajo su paraguas diferentes especialidades. Un indicador bien puede ser la existencia de un plan estratégico de comunicación (PEC) que aglutine el enfoque y dote de marco, por ejemplo, también, a la comunicación interna. Dicho esto, el PEC (1) podría estar subsumido en un plan de rango superior, (2) podría tener entidad propia, con vigencia a corto plazo (de 1 a 3 años), (3) tener una vigencia a medio plazo (hasta 5 años) o (4) estar concebido con una visión de largo plazo (más de 5 años)

De la misma manera, podría no haberse diseñado un plan estratégico de comunicación interna (PECI) o (1) que éste esté integrado y sea una parte del PEC, (2) y que su vigencia se fije en el corto, (3) medio o (4) largo plazo.

Adoptando la mira amplia (visión global, enfoque generalista) los planes estratégicos, éstos han de concretarse en planes de acción y podría suceder que, con independencia de la existencia de planes estratégicos de comunicación, no existiera un plan de acción anual en dicha materia (plan anual de comunicación interna –PACI-) o (1) que éste se integre en aquél, (2) que se oriente sólo a satisfacer las demandas de información de empleados y empleadas, (3) las necesidades de la empresa desde el punto de vista de la propia dirección o (4) que el PACI se oriente tanto a satisfacer las necesidades de la empresa como de los trabajadores en materia de información-comunicación.

Percepción. O no se dispone de datos objetivos sobre la percepción de la CI en la organización o, si se adopta un enfoque de servicio y se desea conocer la repercusión de la función en la organización, resulta obligado gestionar percepciones y emociones, pudiendo suceder que (1) se recaben datos cualitativos individuales sobre la percepción CI (líderes de opinión, opiniones de la dirección, entrevistas individuales…), (2) se obtengan datos cualitativos grupales (observatorios, grupos de discusión, panel de expertos…), (3) se extraigan datos cuantitativos indirectos sobre dicha percepción (incidentes críticos, porcentajes de participación, respuestas recibidas…) o (4) se consiga obtener datos cuantitativos directos mediante métodos de investigación (encuestas de satisfacción, auditorías internas, métricas e índices de audiencia…)

Impactos. Aunque se produzcan repercusiones por efecto de la función, podrán no conocerse o podrán determinarse, por ejemplo, por medio de –Organización y psicología en la comunicación interna– su (1) Valoración teórica (positiva, neutra, negativa) o “consulta aleatoria sin representatividad estadística para conocer la acogida de las diferentes acciones de comunicación”. (2) la Eficacia potencial: “porcentaje de profesionales a los que tienen capacidad de llegar los canales de comunicación”. (3) Eficiencia potencial: “coste de cada canal dividido entre el número de profesionales a los que tiene capacidad de llegar”. Y (4) Efectividad real: “asignación de un coeficiente a cada canal sobre la base de su audiencia real y coste”.

Rol. De conformidad con el volumen citado, cuya terminología adopto, en gestión de la comunicación interna se podrán identificar cinco grados de actuación en importancia creciente: (1) Difusor; (2) Productor; (3) Asesor; (4) Consultor; y (5) Estratega.

Resultados. Las memorias de actividad o los informes de gestión representan un aval que, en un primer momento, justifican la existencia de una función; en segunda instancia dan fe de su valor sobre la base de los objetivos realizados, luego parece difícil pensar que en alguna organización no se realicen ni se demanden ni se difundan informes de gestión con expresión de los resultados obtenidos, pero cabe plantearse que (1) se realizan, pero que no se difunden; (2) se distribuyen sólo entre la élite directiva; (3) se ponen a disposición de trabajadores y trabajadoras en un lugar o espacio público de fácil y universal acceso (tablón, intranet, portal del empleado…) o (4) además de informarse públicamente, se distribuyen otras informaciones complementarias, de interés general, sobre, por ejemplo, la situación o la actividad de la comunicación en la empresa o incluso en la sociedad, de modo que ello aporte referentes complementarios.