¿Esta formalizada la función de comunicación interna? I/II

Como continuación de la propuesta de indicadores para determinar el grado de importancia de una función en la empresa, paso a plantearme el significado de su formalización considerando las siguientes posibilidades:

Poder. Si una función existe, necesariamente tiene que tener un grado de formalización y estar incluida en la estructura organizativa, lo que admite, entre otras, 4 opciones: tratarse de un órgano staff y consultivo; encontrarse en la línea de mando, pero en calidad de función técnica; ser una instancia subordinada, pero formando parte del cuadro de mandos; ser una dirección con entidad propia en el organigrama.

Política. Hacer explícitas las políticas de actuación significa tener un grado de formalización que dependerá del detalle en el que se incurra; así, cuanto más general sea, menor será el nivel de formalización. Con dicha perspectiva podemos plantearnos si la función que estamos considerando tiene una política de actuación o si ésta no ha sido definida, partiendo de lo cual será posible conocer si (1) se ha definido, pero no se ha escrito. (2) Si ha sido escrita, si se contiene en un documento interno, privativo del área en el que se enclava la función. (3) SI dicha política, además, está a disposición de quien se interese por ella. (4) Finalmente, si está a disposición de toda la empresa en lugar o espacio público de fácil y universal acceso: tablón, intranet, portal del empleado…

Difusión. Las políticas de actuación, para serlo, han de ser explícitas, pero siéndolo es posible pensar que no se trasmitan nunca, que es la finalidad de hacer explícito lo tácito. Por lo dicho, íntimamente relacionado con el párrafo anterior, (1) una política podrá haberse hecho explícita, pero permanecer incomunicada. (2) O podrá difundirse a un grupo restringido, como puede ser la alta dirección. (3) O ampliarse la difusión al equipo directivo. (4) Pero también puede hacerse pública y tomarse la iniciativa de difundirla a toda la plantilla.

Procedimientos, normas. Una función se materializa en las acciones que se ejecutan, ¿puede afirmarse que una función está formalizada cuando no se han definido e implementado procedimientos, cuando fuera de toda norma se improvisan las acciones, produciéndose ajena a todo workflow, fuera de proceso?. Sobre dicha base, cabe preguntarse (1) si se han definido, pero no se han implementado; (2) si se han definido y difundido, pero tienen un carácter de meras recomendaciones; (3) si, además, se han implementado procedimientos operativos, pero su inobservancia no acarrea consecuencias en la práctica; (4) finalmente, si hecho lo anterior son de obligado cumplimiento.

© jvillalba

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