Correos electrónicos: pensando en el destinatario

 

 

Siendo el correo electrónico –con diferencia- el servicio más utilizado por los internautas, con una frecuencia significativa en cuanto al uso diario se refiere (AIMC), resulta –sin entrar en el contenido- sorprendente la escasa cultura de comunicación escrita de la hacen gala muchos emisores de e-mail’s.

Decálogo de  recomendaciones elementales para su uso del correo electrónico.

  1. Exponer el asunto. Identificar claramente  el propósito del mensaje: frase corta, pero descriptiva.
  2. Indicar la importancia. Significar la prioridad del mensaje: alta, normal o baja.
  3. Clarificar el objetivo. Los mensajes más efectivos son los más concretos, se trata de ir al grano. Existen otras fórmulas para tratar asuntos en profundidad.
  4. Responder suficiente, pero concisamente. En las respuestas a correos se recomienda citar sólo lo que se va a contestar y lo que resulte imprescindible para entender el mensaje.
  5. Crear mensaje en vez de reenviar. Los reenvíos deben evitarse siempre; salvo justificación en contra, que es mostrar cabecera y cuerpo del mensaje tal cual se recibió, finalidad por la que se reenvía, incluyendo un breve texto introductorio que explique el motivo del reenvío.
  6. Depurar reenvíos. Cuando se opta por reenvíar un correo, se deben eliminar del mensaje las cuentas de correo que se incluyen automáticamente al activar dicho comando, preservando así la identidad del emisor original y de los emisores que hayan replicado en cadena ese mismo mensaje. Las cadenas de mensajes hay que romperlas siempre.
  7. Evitar ficheros adjuntos. Para facilitar la recepción es recomendable omitir adjuntos; si se incluyen, se recomienda que no resulten ‘pesados’ y asegurarse de que pueden ser ‘leídos’: no todos los usuarios tienen instaladas las mismas aplicaciones, ni utilizan el mismo cliente de correo, ni tienen por qué tenerlo configurado de la misma manera, ni tan siquiera es seguro que tengan cargada la misma configuración en el PC.
  8. Enviar documentos adjuntos. Cuando el objeto del mensaje es el envío de documentos, y éste resulta muy ‘pesado’, es mejor enviar varios mensajes sucesivos, cada uno con un fichero adjunto (o varios ligeros), para facilitar su recepción, numerando los envíos e indicando en el primero de ellos cuántos componen la serie, para, en el último, indicar que ése cierra la serie de los envíos.
  9. Identificarse. Incluir firmas automáticas, significando claramente nombre y apellidos al pie del mensaje, pero evitar reiterar el envío de tarjetas de visita (vcard) a los mismos destinatarios.
  10. Facilitar el contacto. Incluir en la firma automática el teléfono por si el destinatario del mensaje tiene necesidad de ponerse en contacto.

© jvillalba

[AIMC. Febrero 2009. España] BASE (ha accedido ayer: 39.459 usuarios): World Wide Web (www) 36.402 (92,3%). Correo Electrónico (e-mail) 38.043 (96,4%). Transferencia de ficheros (FTP) 9.316 (23,6%). Mensajería instantánea 18.272 (46,3%). Chats, IRC 4.142 (10,5%). Newsgroups, Foros de discusión, Usenet 9.682 (24,5%). Intercambio de archivos P2P (eMule,…) 14.302 (36,2%). Telefonía IP 3.096 (7,8%).

 

[AIMC. Febrero 2009. España] BASE 40.446 usuarios. Frecuencia de uso del Correo electrónico (e-mail): Varias veces al día 27.582 (68,2%). Todos o casi todos los días 10.209 (25,2%). Varias veces a la semana 1.810 (4,5%). Una vez por semana 339 (0,8%). Un par de veces al mes 143 (0,4%). Una vez por mes 39 (0,1%). Menos de una vez al mes 41 (0,1%). Nunca ó prácticamente nunca 99 (0,2%). NS/NC 184 (0,5%).

 

[AIMC. Febrero 2009. España] BASE (dispone de e-mail) 40.104 usuarios.

 

Por término medio, en una semana ¿cuántos correos electrónicos recibe?:

 

Ninguno: 43 (0,1%). Entre 1 y 5: 1.735 (4,3%). Entre 6 y 10: 3.592 (9,0%). Entre 11 y 25: 8.050 (20,1%). Entre 26 y 50: 10.093 (25,2%). Entre 51 y 100: 8.312 (20,7%). Entre 101 y 200: 4.421 (11,0%). Entre 201 y 500: 2.628 (6,6%). Más de 500: 1.184 (3,0%). NS/NC: 46 (0,1%). 

 

Por término medio, en una semana ¿cuántos correos electrónicos envía?:

 

Ninguno: 1.172 (2,9%). Entre 1 y 5: 10.235 (25,5%). Entre 6 y 10: 8.726 (21,8%). Entre 11 y 25: 8.334 (20,8%). Entre 26 y 50: 5.695 (14,2%). Entre 51 y 100: 3.342 (8,3%). Entre 101 y 200: 1.514 (3,8%). Entre 201 y 500: 669 (1,7%). Más de 500: 213 (0,5%). NS/NC: 204 (0,5%).

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