Recientemente, MBAonline.com ha publicado una infografía (Un día típico en Internet) en la que se recoge el dato de que diariamente se envían 294 billones de correos electrónicos en el mundo.

Aunque hoy nos parezca increíble, todavía hay empresas que, dejándolo al albur de la propia iniciativa, no han informado una normativa de usos y administración recomendados para la utilización y tratamiento del correo electrónico cuando el uso de dicho sistema de comunicación alcanzaba –ONTSI/INE-, en enero de 2011, “al 96% de las empresas con acceso a Internet y al 99,9% de las empresas con 250 o más empleados”. Y cuando es sabido que el 87,8% de los usuarios –ONTSI/EGM- “utilizan la red mayoritariamente para enviar y recibir correo electrónico”, hábito que se importa a las empresas (octubre/noviembre 2011).

Sobre dicha base y partiendo de que la implantación de soluciones sociales en el seno de las organizaciones no dejan de ser tímidos intentos, que se encuentran en sus fases más prístinas, los CMS pueden representar un primer argumento exento de amenazas, indoloro y de bajo coste, para introducir controladamente funcionalidades sociales en las empresas y empezar a fomentar una cultura contributiva cuando se da la circunstancia –bastante común, por cierto- de que existe la necesidad periódica, por parte de un área central, del envío de correos masivos a delegaciones o territorios para informar procedimientos, fijar normativas sobre procesos de negocio, unificar interpretaciones en evitación de disparidades, emitir actualizaciones sucesivas o trasladar criterios sectoriales basados, sobre la base de ciertos acuerdos.

Esta es una brecha que permitirá implementar un blog técnico en sustitución de dichas emisiones masivas por email, consiguiendo impulsar la organización del mero traslado de información al diálogo, introducirá un nuevo canal de escucha, que retroalimentará el sistema (impacto, repercusión, dificultades operativas…) y permitirá indizar la información, organizar temáticamente los contenidos, facilitar una fuente de datos y, en definitiva, crear conocimiento, facilitar su acceso (sindicación), consultas (búsqueda) y depuración (réplicas).

Una solución piloto, controlada, cuya actividad es susceptible de monitorización y cuantificación, cuya implementación puede encuestarse y, de ahí al establecimiento de indicadores de retorno hay un paso; un proyecto cuyos beneficios objetivos representarán el mejor argumento para escalar la solución y, en su caso,  prospectar nuevas alternativas que permitan resolver otras necesidades organizativas, lo que una auditoría de la comunicación interna ayuda a identificar.

Ahora bien, tampoco se trata de ir implementando soluciones dispersas para dar soluciones puntuales. Por ello es necesario, previamente a cualquier adopción, trazarse un escenario futuro de integración para no incurrir en la adopción de soluciones cerradas, desagregadas, lo que plantearía serios problemas y representaría un fracaso de gestión de la comunicación.

Ficha técnica

Situación inicial

  • Propósito: transmisión del enfoque empresa y unificación de criterios para optimizar la gestión operativa.
  • Frecuencia de emisión regular (quincenal/semanal) de comunicados técnicos, vía email.
  • Emisor/es: comité técnico central (5 técnicos).
  • Receptores: redes técnicas regionales (350 personas).
  • Contenidos: normativa, supuestos de dudosa interpretación, solución de disparidades, casuística técnica diversa, casos informativos, novedades legales, novedades sectoriales…

Limitaciones actuales

  • Personalismo. Propio del canal.
  • Heterogeneidad. Los registros son individuales y los criterios para su tratamiento y almacenamiento son diversos.
  • Interacción. La emisión habitual es de uno a varios y las réplicas se suelen tratar individualmente; exigiendo, luego, otra emisión masiva. Pérdida de los hilos de la conversación.
  • Desagregación. Aportaciones y réplicas no se suplementan con el contenido original. Los contenidos originales no están integrados. No se crea un cuerpo de conocimiento colectivo que cumpla un papel referencial.
  • Fuentes indocumentadas. Los principales conceptos no se categorizan ni se indizan contenidos para su búsqueda posterior. No se crea un repositorio de contenido para almacenar y tener actualizado el conocimiento sobre la materia.
  • Ineficiencia. Multiplicación de esfuerzos y desperdicio del talento. ante nuevas situaciones y personas, hay que empezar de cero; no hay un corpus que mostrar ni al que referirse. Ponerse al día exige rescatar y reenviar los principales correos. No hay registro de diálogos. Las disfunciones en el PC local afectan al constructo documental individual.

Necesidad identificada

  • Ofrecer un banco de información unificado, mediante el cual los usuarios puedan adquirir soluciones técnicas homologadas.
  • Disponer de un sistema de comunicación controlada y universal, de doble vía, multipunto y accesible democráticamente.
  • Guardar registros del diálogo.
  • Crear conocimiento relativo a casuística técnica especializada susceptible de:
    • Reforzar el conocimiento técnico en general.
    • Garantizar el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
    • Dar una solución uniforme a cuestiones que plantean dudas o diversidad de opinión.
    • Fijar el enfoque de empresa ante las novedades normativas y legislativas que van surgiendo por la natural evolución de la técnica  de la actividad.

Condiciones de los mensajes

  • Creación, emisión, administración y control colegiado de contenidos por un reducido grupo de expertos: 5.
  • Contenidos estrictamente técnicos, actuales, actualizados y relevantes para destinatarios y categorizados por materias; sujetos a emisión central, con opción de réplica universal.
  • Sujetos a plan de comunicación específico para la materia, con frecuencia óptima de emisión quincenal y, en casos extraordinarios, semanal.
  • Plazo máximo de respuesta en 24 horas, para consultas y contrarréplicas.

Condiciones del canal

  • Controlable: definición de roles, fijación de normas de funcionamiento y marco para intervenciones. Administración colegiada por equipo técnico.
  • Restringido: acceso limitado al segmento de audiencia al que se destina.
  • Seguro: contenidos reservados.
  • Flexible: Multidireccional y de doble vía; Configurable y accesible mediante navegadores web; Capacidad de almacenaje.
  • Funcional: Indización, categorización y etiquetado. Sindicación, suscripción, alerta y réplica.
  • Escalable: Crecimiento posterior o extensión a otras áreas, mediante la creación de comunidades de usuarios.

¿Por qué un blog?

Porque cumple con las condiciones requeridas:

  • Se gestiona en un entorno privado con usuarios conocidos, la información es accesible vía navegador convencional y reside en servidores seguros.
  • La inversión es mínima (no tiene coste de licencia) y el esfuerzo es proporcional al uso (SaaS).
  • El interfaz es customizable y la plataforma parametrizable.
  • Está sujeto a permisos de acceso: Sistema/Administrador: otorga permisos a los usuarios en el sistema; Blog/Creador: otorga permisos en el propio Blog. Permite fijar roles: Administrador del sistema (uno o varios) y Usuario (editor o lector).
  • Aporta funcionalidades 2.0.

¿Qué más aporta?

  • Crear un objeto social basado en contenidos.
  • Generar contenidos en un marco técnico-especializado.
  • Emisión controlada por un equipo de expertos (garantiza idoneidad y relevancia).
  • Fuente documental: acumulación, clasificación y búsqueda de contenidos.
  • Promover la participación: réplica, consulta, aportaciones, adiciones de los usuarios vía equipo de edición…
  • Facilidades de uso: valoración, sindicación y alerta sobre nuevos contenidos.
  • Escalabilidad: creación diferenciada de nuevos espacios (comunidades) de conversación (blogs)

Solución propuesta: si bien son numerosas las opciones, en esta ocasión recomiendo echar un vistazo a ComInBlog.

© jvillalba

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